
Büro gefunden? Nicht ohne diese entscheidenden Fragen
21.01.2025
Die Bürosuche ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um die Basis für effizientes Arbeiten und nachhaltiges Wachstum zu schaffen. Während die typischen Fragen zu Kosten, Lage und Ausstattung selbstverständlich wichtig sind, werden häufig ebenso entscheidende Themen übersehen. Genau darauf wollen wir in diesem Beitrag den Fokus legen:
Was wird häufig gefragt – und was sollten Sie unbedingt noch hinterfragen?
1. Typische Fragen, die fast jeder stellt
Die meisten Unternehmen fragen bei der Bürosuche zuerst nach der passenden Größe, der Lage und den Kosten.
Eine gängige Faustregel für die Bürofläche lautet: Pro Arbeitsplatz sollten 10 bis 15 Quadratmeter eingeplant werden, je nach Bedarf an Gemeinschaftsflächen wie Besprechungsräumen und Aufenthaltsbereichen.
Doch hier passieren häufig Fehler, denn die konkrete Ermittlung des tatsächlichen Flächenbedarfs wird oft nicht sorgfältig genug vorgenommen. Es reicht nicht, nur Arbeitsplätze zu zählen – auch Flächen für Besprechungen, Pausen, Technik und Lager müssen realistisch kalkuliert werden. Unter Berücksichtigung dieser Parameter erhöht sich der Bedarf je Mitarbeiter auf ca. 15 – 25 m², abhängig von jeweiligen Flächennutzungskonzept. Eine ungenaue Planung führt entweder zu unnötig hohen Mietkosten oder zu einer späteren Flächenknappheit.
Bei der Lage geht es meist um die Erreichbarkeit für Mitarbeiter und Kunden – zentrale Standorte sind gefragt, aber oft teuer. Eine Alternative sind stadtnahe Standorte mit guter Anbindung oder für logistikintensive Unternehmen die Nähe zu Verkehrsknotenpunkten.
Hinsichtlich der Kosten sollten neben der Kaltmiete auch die Nebenkosten (meist 20 % – 25 % der Kaltmiete) und eine Kaution von drei Monatsmieten einkalkuliert werden.
2. Wichtige Fragen, die häufig übersehen werden
2.1 Passt das Büro zu Ihrer Unternehmenskultur?
Nicht nur Größe und Lage zählen – die Bürogestaltung beeinflusst die Motivation und Produktivität Ihrer Mitarbeiter.
Fragen Sie sich:
- Fördert die Raumaufteilung Teamarbeit und Kreativität?
- Gibt es Rückzugsräume für konzentriertes Arbeiten?
- Spiegelt das Büro Ihr Markenimage wider? – Ein modernes Beratungsunternehmen braucht ein anderes Ambiente als ein traditionelles Ingenieurbüro.
2.2 Wie flexibel ist der Mietvertrag wirklich?
Viele Unternehmen übersehen, wie wichtig Flexibilität im Mietvertrag ist.
Überprüfen Sie:
- Gibt es Optionen zur Vertragsverlängerung
- Ist eine Untervermietung erlaubt, falls Sie die Fläche nicht mehr vollständig benötigen?
- Sind Sonderkündigungsrechte vereinbart
- Welche Anpassungen dürfen Sie am Büro vornehmen – und müssen diese bei Auszug zurückgebaut werden?
2.3 Welche Rolle spielen Zukunftstrends?
Moderne Bürokonzepte entwickeln sich ständig weiter – was heute funktioniert, könnte in ein paar Jahren veraltet sein. Fragen Sie sich:
- Ist das Büro zukunftsfähig? – Gibt es genug Anschlüsse für neue Technologien und sind diese für flexible Arbeitsplatzlösungen gut platziert bzw. verlegbar?
- Gibt es Potenzial für eine hybride Arbeitswelt? – Können Sie in diesem Büro problemlos Homeoffice-Modelle integrieren, etwa durch Desksharing oder kleinere, flexibel nutzbare Räume?
2.4 Wie sieht die Infrastruktur außerhalb des Büros aus?
Ein oft übersehener Faktor: Die Umgebung des Büros spielt eine große Rolle für die Attraktivität als Arbeitgeber.
Fragen Sie sich:
- Gibt es Restaurants, Cafés und Einkaufsmöglichkeiten in der Nähe?
- Wie sieht es mit Parkplätzen und Fahrradstellplätzen aus?
- Gibt es Grünflächen oder Rückzugsorte, die Mitarbeitern während der Pausen Erholung bieten können?
2.5 Ist die Fläche nachhaltig und energieeffizient?
In Zeiten steigender Energiekosten und wachsender Anforderungen an Nachhaltigkeit wird dieser Punkt oft unterschätzt.
Achten Sie auf:
- Energieeffizienzklasse des Gebäudes
- Vorhandene Zertifikate wie DGNB, LEED oder BREEAM
- Möglichkeiten zur Nutzung erneuerbarer Energien (z. B. Solarstrom oder Wärmepumpen)
Tipp: Ein energieeffizientes Büro senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern verbessert auch Ihr Image als nachhaltiges Unternehmen.
2.6 Haben Sie mögliche Wachstumsreserven berücksichtigt?
Ein Fehler, der vor allem bei schnell wachsenden Unternehmen häufig vorkommt: Die Fläche wird nur auf den aktuellen Bedarf ausgelegt.
Planen Sie unbedingt eine Reserve für zukünftige Mitarbeiter ein oder klären Sie, ob eine zusätzliche Anmietung angrenzender Flächen möglich ist. Flexibilität kann hier Gold wert sein.
Fazit: Die richtigen Fragen machen den Unterschied
Die typischen Fragen zur Bürosuche sind wichtig, aber sie reichen nicht aus, um eine fundierte Entscheidung zu treffen. Ein Büro sollte nicht nur heute passen, sondern auch in den nächsten Jahren flexibel auf die Entwicklung Ihres Unternehmens reagieren können. Achten Sie daher auf Faktoren wie Mietvertragsflexibilität, Wachstumsreserven, Infrastruktur und Nachhaltigkeit – sie können den langfristigen Erfolg Ihrer Entscheidung maßgeblich beeinflussen.
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